GN 24-156 - Assistant de direction (F/H)
Cadre d’emplois des Adjoint Administratifs Territoriaux (Catégorie C)
Filière administrative
Direction des Ressources Humaines mutualisée entre la Métropole du Grand Nancy et la Ville de Nancy
Recrutement par voie statutaire
Référence n° GN 24-156
MISSIONS :
Au sein d’une DRH récemment mutualisée entre la ville de Nancy, le CCAS et la Métropole du Grand Nancy gérant environ 4000 agents, et sous l’autorité du Directeur des Ressources Humaines, vous serez amené(e) à apporter votre soutien en matière de gestion, de communication, d’information et de suivi de dossiers du DRH, et à collaborer avec les cadres du Pôle Ressources et de la Direction des Ressources Humaines.
Gestion administrative
- Organiser des réunions et gérer les agendas de la direction, notamment celui du DRH
- Suivre des dossiers et les préparer pour chaque RDV et réunion RH,
- Assurer le suivi des commandes et des marchés de la DRH,
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
- Organiser le traitement et la diffusion des informations,
- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage,
- Prise de notes, rédaction objective et suivi de compte-rendu,
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation Powerpoint...)
Accueil
- Assurer l’accueil téléphonique de la DRH
- Assurer l’accueil physique de la DRH
- Renseigner et/ou orienter les usagers
Gestion du courrier
- Enregistrer, suivre et trier les courriers,
- Gestion du courrier (arrivée et départ) de la Direction des ressources humaines transmis par le Cabinet,
- Suivre le circuit des parapheurs,
- Transmettre les arrêtés de la DRH au secrétariat des Assemblées
Activités secondaires
- Assurer la gestion administrative des instances et participer plus particulièrement à la préparation des Comités Techniques (suivi du rétro planning, gestion des agendas, rédaction et envoi des convocations, préparation des dossiers, préparation de la salle, …),
- Assurer le suivi administratif des comités techniques (gestion des procès-verbaux),
- Participer au contrôle et au suivi des droits syndicaux.
PROFIL :
SAVOIR / SAVOIR FAIRE :
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les techniques d’accueil et de communication
- Utiliser l’outil bureautique
- Connaître l’organisation et les activités des services municipaux
- Connaître et appliquer la réglementation et les procédures en vigueur
- Connaître le statut de la fonction publique territoriale
- Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
- Gestion des situations délicates
SAVOIR ËTRE :
- Discrétion/confidentialité
- Sens du relationnel
- Rigueur
- Autonomie
- Travail en équipe
- Organisation
- Disponibilité
- Force de proposition
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :
Horaires de travail variables suivant le règlement particulier du service et le règlement général sur la gestion du temps de travail de la métropole du Grand Nancy
Amplitude variable en fonction des obligations de service public
Potentiellement éligible au télétravail (suivant le règlement interne de la collectivité)
Poste situé au Siège de l’Hôtel de Ville de Nancy
Titre restaurant, participation de l’employeur à la mutuelle complémentaire « maintien de salaire », Comité d’Action Sociale et Amicale du personnel.
Poste ouvert aux personnes au situation de handicap
RENSEIGNEMENTS :
Les candidatures (CV + lettre de motivation) sont à adresser à :
Monsieur le Président de la Métropole du Grand Nancy
Date limite de candidature : 19/09/2024
En rappelant la référence n° GN 24-156
Renseignements :
Monsieur Clément DESIRANT – Conseiller Recrutement Mobilité – Tél : 03 54 50 21 24