GN 24-156 - Assistant de direction (F/H)

MISSIONS :

Au sein d’une DRH récemment mutualisée entre la ville de Nancy, le CCAS et la Métropole du Grand Nancy gérant environ 4000 agents, et sous l’autorité du Directeur des Ressources Humaines, vous serez amené(e) à apporter votre soutien en matière de gestion, de communication, d’information et de suivi de dossiers du DRH, et à collaborer avec les cadres du Pôle Ressources et de la Direction des Ressources Humaines.

Gestion administrative 

• Organiser des réunions et gérer les agendas de la direction, notamment celui du DRH
• Suivre des dossiers et les préparer pour chaque RDV et réunion RH,
• Assurer le suivi des commandes et des marchés de la DRH,
• Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
• Organiser le traitement et la diffusion des informations,
• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage,
• Prise de notes, rédaction objective et suivi de compte-rendu,
• Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation Powerpoint...)

Accueil

• Assurer l’accueil téléphonique de la DRH
• Assurer l’accueil physique de la DRH
• Renseigner et/ou orienter les usagers

Gestion du courrier

• Enregistrer, suivre et trier les courriers,
• Gestion du courrier (arrivée et départ) de la Direction des ressources humaines transmis par le Cabinet,
• Suivre le circuit des parapheurs,
• Transmettre les arrêtés de la DRH au secrétariat des Assemblées

Activités secondaires

• Assurer la gestion administrative des instances et participer plus particulièrement à la préparation des Comités Techniques (suivi du rétro planning, gestion des agendas, rédaction et envoi des convocations, préparation des dossiers, préparation de la salle, …),
• Assurer le suivi administratif des comités techniques (gestion des procès-verbaux),
• Participer au contrôle et au suivi des droits syndicaux.

PROFIL :

SAVOIR / SAVOIR FAIRE :

• Maîtriser les techniques de secrétariat et les techniques d’accueil et de communication
• Utiliser l’outil bureautique
• Connaître l’organisation et les activités des services municipaux
• Connaître et appliquer la réglementation et les procédures en vigueur
• Connaître le statut de la fonction publique territoriale
• Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
• Gestion des situations délicates

SAVOIR ËTRE :

• Discrétion/confidentialité
• Sens du relationnel
• Rigueur
• Autonomie
• Travail en équipe
• Organisation
• Disponibilité
• Force de proposition

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :

Horaires de travail variables suivant le règlement particulier du service et le règlement général sur la gestion du temps de travail de la métropole du Grand Nancy

Amplitude variable en fonction des obligations de service public

Potentiellement éligible au télétravail (suivant le règlement interne de la collectivité)

Poste situé au Siège de l’Hôtel de Ville de Nancy

Titre restaurant, participation de l’employeur à la mutuelle complémentaire « maintien de salaire », Comité d’Action Sociale et Amicale du personnel.

Poste ouvert aux personnes au situation de handicap

RENSEIGNEMENTS :

Les candidatures (CV + lettre de motivation) sont à adresser à :

Monsieur le Président de la Métropole du Grand Nancy

Date limite de candidature : 19/09/2024

En rappelant la référence n° GN 24-156

Renseignements :

Monsieur Clément DESIRANT – Conseiller Recrutement Mobilité – Tél : 03 54 50 21 24

candidature interne